Nhu cầu cần thiết áp dụng một chương trình phần mềm vào quản lý và vận hành doanh nghiệp là cấp bách. Nhưng việc loay hoay lựa chọn và đưa ra quyết định sử dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp đóng gói hay là thuê một công ty viết phần mềm theo yêu cầu phù hợp với quy trình, mô hình hoạt động của doanh nghiệp hiện tại. Điều này vẫn là trăn trở của nhiều CEO – Chủ doanh nghiệp trong thời đại công nghệ 4.0 hiện nay.
Trong bài viết này, Tôi sẽ đề cập tới những ưu điểm vượt trội mà một chương trình phần mềm được tư vấn và thiết kế theo yêu cầu mang lại. Đem ra so sánh với một chương trình phần mềm quản lý doanh nghiệp đóng gói để Bạn có được sự lựa chọn chính xác nhất, phù hợp với yêu cầu thực tế.
Những ưu điểm của việc viết phần mềm theo yêu cầu
-
Trải nghiệm người dùng tốt.
- Đối với việc đưa một phần mềm đóng gói, đã được phân tích và thiết kế mang tính tổng quát cho mọi doanh nghiệp đi vào áp dụng cho một doanh nghiệp cụ thể là một cái khó. Khó cho cả người dùng lẫn người triển khai. Giống như một chiếc áo may sẵn, và mục tiêu là để cho mọi người đều có thể mặc được nó vì thế giao diện phải chung chung, và mang tính tổng quá.
- Việc viết phần mềm theo yêu cầu ngay từ đầu sẽ có sự tham gia của cả người dùng lẫn người thiết kế. Một bộ giao diện mới phù hợp và mang nét văn hóa đặc trưng của doanh nghiệp sẽ là cái nhìn thiện cảm đầu tiên đối với người dùng.
- Bên công ty phần mềm sẽ có các chuyên gia phân tích quy trình hoạt động thủ công hiện tại của doanh nghiệp. Sau đó mô hình hóa lên thành một quy trình tự động để triển khai xây dựng thành phần mềm của chính doanh nghiệp đó. Đây chính là một quy trình quen thuộc mà toàn thể nhân viên của doanh nghiệp đã vận hành. Điểm khác biệt là công cụ sử dụng được nâng lên, nhưng quy trình không hề thay đổi, tạo nên một sự trải nghiệm sử dụng tuyệt với, mang lại hiệu quả cao nhất.
-
Tinh gọn chức năng sử dụng.
- Khi một phần mềm được tư vấn, phân tích và lên kế hoạch xây dựng theo các yêu cầu cụ thể từ phía khách hàng thì các chức năng của phần mềm luôn luôn tối ưu, phù hợp và không dư thừa.
- So với các phần mềm đóng gói, các chức năng được thiết kế tổng quát, đầy đủ với phương châm “thà dư thừa chứ không để thiếu”. Xét về khía cạnh nhà phát triển phần mềm là tốt, nhưng đứng trên phương diện người dùng là không tốt. Một phần mềm có quá nhiều chức năng dư thừa dẫn tới trải nghiệm người dùng kém. Người dùng sẽ mất một khoảng thời gian dài để làm quen với phần mềm. Có những phần mềm phức tạp, đơn vị phát triển phần mềm còn phải tổ chức các buổi học sử dụng phần mềm.
- Viết phần mềm theo yêu cầu ngay từ ban đầu sẽ tinh gọn chức năng của phần mềm, nhưng vẫn đảm bảo tính đầy đủ và phù hợp với việc xử lý dữ liệu đầu vào và dữ liệu đầu ra theo mong muốn. Và khi phần mềm được viết theo yêu cầu, được tư vấn và phát triển cùng với sự tham gia của người sử dụng thì các chức năng mới trở nên tinh gọn và tối ưu nhất.
-
Dễ dàng mở rộng phát triển các chức năng mới.
- Các chức năng gọn nhẹ, tối ưu và được phát triển theo định hướng và yêu cầu của người dùng. Từ thời gian ban đầu xây dựng đến lúc hoàn thiện phần mềm. Đây là ưu điểm để mở rộng các chức năng của phần mềm trong tương lai.
- Đối với một phần mềm đóng gói sẵn, việc mở rộng thêm chức năng là vô cùng khó khăn. Việc mở rộng chức năng theo yêu cầu của một khách hàng cụ thể sẽ ảnh hưởng không hề nhỏ tới những khách hàng khác. Trong khi khách hàng này yêu cầu thay đổi giao diện, chức năng cho phù hợp với quy trình mình. Thì khách hàng khác cũng có lý do yêu cầu thay đổi cho phù hợp với doanh nghiệp của họ. Đây là lý do các đơn vị phát triển phần mềm đóng gói luôn hạn chế và hạn chế tối đa việc khách hàng yêu cầu mở rộng phát triển chức năng.
-
Kết luận:
- Viết phần mềm theo yêu cầu tiêu tốn thời gian, chi phí hơn so với phần mềm đóng gói. Tuy nhiên, tính hiệu quả của nó mang lại thì cũng vô cùng đáng mong đợi.
- Hy vọng, với những chia sẽ trên sẽ giúp cho các nhà quản lý doanh nghiệp, những CEO trong thời đại công nghệ 4.0 sẽ có thêm các lựa chọn trước khi đưa ra quyết định xây dựng, triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp.
